Se Willy Loman, il commesso viaggiatore più famoso del teatro americano (nella foto interpretato da Dustin Hoffmann), fosse stato italiano e in trasferta nel 2025, non gli basterebbero più né la valigia sempre pronta né la parlantina affilata. Oggi, a decidere se il suo pranzo al ristorante o la corsa in taxi siano deducibili non è il capo ufficio, ma il Pos. Già, perché con le nuove regole fiscali, non è più solo questione di destinazioni, ma di tracciabilità: se la spesa non è pagata con carta o app, niente esenzione per il lavoratore e niente deducibilità per l’azienda. Un cambio di rotta che aveva spiazzato tutti, ma che il decreto Fiscale correttivo sta finalmente riportando a terra — e, soprattutto, entro i confini nazionali. L’obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta, introdotto con la legge di Bilancio, aveva sollevato dubbi e preoccupazioni per l’impatto operativo e fiscale, soprattutto a causa di una formulazione iniziale poco chiara. Ma ora arriva una correzione importante: la tracciabilità sarà richiesta solo per le trasferte effettuate in Italia, escludendo esplicitamente quelle all’estero.
Una norma nata per contrastare l’evasione
Il principio alla base della misura è chiaro: rendere deducibili e fiscalmente esenti i rimborsi spese solo se i pagamenti sono effettuati con mezzi tracciabili. Lo scopo è scoraggiare i pagamenti in contanti, soprattutto per servizi come taxi, ristoranti e hotel, dove il rischio di evasione è storicamente più alto.
Nella versione iniziale, però, la norma non distingueva tra territorio nazionale ed estero, finendo per creare un paradosso: aziende penalizzate anche per spese sostenute in Paesi dove i sistemi di pagamento e rendicontazione sono già digitalizzati e controllati.
Cosa cambia con il decreto Fiscale
Il decreto Fiscale in arrivo fa chiarezza: l’obbligo di tracciabilità si applicherà solo alle spese di trasferta sostenute sul territorio italiano.
Si tratta di un correttivo fondamentale, che allinea la norma alla sua finalità originaria: colpire l’evasione domestica e non complicare inutilmente la gestione amministrativa di trasferte all’estero, dove il rischio di elusione è marginale o già ben presidiato.
Quali spese devono essere tracciabili
Restano valide le categorie individuate dalla legge:
- Spese di vitto (pasti durante la trasferta)
- Spese di alloggio (hotel, b&b)
- Spese di viaggio
- Spese di trasporto con autoservizi non di linea (taxi, NCC)
Sono invece escluse dall’obbligo le spese sostenute su mezzi pubblici (treni, autobus, metro, aerei), a condizione che sia disponibile un biglietto intestato al lavoratore.
Leggi anche:
- Niente Imu prima casa per i coniugi che non vivono assieme
- Giorgetti: “Anche oggi si taglia l’Irpef domani”
- Ora l’Irpef ha bisogno di una sforbiciata
Come dimostrare la tracciabilità
Per non perdere la deducibilità del costo (per l’azienda) e l’esenzione fiscale del rimborso (per il dipendente), è essenziale che il pagamento sia tracciabile. Oltre alla fattura o allo scontrino, va conservata la prova del pagamento elettronico: ricevuta Pos, estratto conto, ricevuta digitale da app come Satispay o PayPal.
Se invece la spesa è pagata in contanti, il rimborso sarà considerato reddito imponibile per il lavoratore e indeducibile per l’impresa.
E per i lavoratori autonomi?
Anche per i professionisti in regime ordinario, dal 1° gennaio 2025 le spese ditrasferta saranno deducibili solo se effettuate con strumenti tracciabili. Lo stesso principio si applicherà anche ai rimborsi chilometrici legati a tali spese.
Spese di rappresentanza e rimborsi forfettari
Novità anche per le spese di rappresentanza, che diventano deducibili solo se pagate in forma tracciata. Nulla cambia invece per chi applica i rimborsi forfettari, che restano deducibili entro i limiti previsti dal TUIR:
- 46,48 € al giorno per trasferte in Italia
- 77,47 € al giorno per l’estero
Limiti ridotti se il forfettario è combinato con rimborsi analitici di vitto o alloggio.
Enrico Foscarini, 20 maggio 2025